Klachtenregeling

Inleiding

Accountantskantoor Kuhlman hecht waarde aan tevreden relaties. Daarom werken wij continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen fouteden gemaakt en kunnen wellicht misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over onze medewerkers, dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u uit om ons dat te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij serieus en waar wenselijk zoeken wij naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek worden opgelost. Wij verzoeken u daarom eerst telefonisch contact op te nemen om het probleem te bespreken ohet maken van een persoonlijke afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het onze voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Mocht dit niet lukken of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u contact opnemen met de heer A.E.J. Kuhlman.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit speciale klachtenformulier wordt door ons op uw verzoek ter beschikking gesteld. U kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van de heer A.E.J. Kuhlman.

Verloop procedure

De gang van zaken van de procedure is als volgt: de heer A.E.J. Kuhlman zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende en passende oplossing te komen. Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zullen wij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zullen wij contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht binnen vier weken af te handelen. Mocht de behandeling uitlopen, dan wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Met de klacht zal zorgvuldig en vertrouwelijk worden omgegaan.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele (onafhankelijke) deskundigen. Met het indienen van uw formele klacht geeft u daarom toestemming om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan deze deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Ten slotte: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat. U geeft ons een kans om tot een oplossing te komen. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en indien nodig maatregelen nemen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen. Wij hopen op een goede relatie en samenwerking.

De directie van Accountantskantoor Kuhlman.